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關于印發《陜西藝術職業學院檔案歸檔文件整理辦法》的通知

時間:2017-09-26   來源:   閱讀:次   作者:

陜藝職發〔2017〕51號

各處室、系部:

   《陜西藝術職業學院檔案歸檔文件整理辦法》經2017925日學院黨委會議討論通過,現予印發,請遵照執行。

                               陜西藝術職業學院

                                2017926

陜西藝術職業學院檔案歸檔文件整理辦法

一、歸檔文件的鑒定

就是甄別和判定歸檔文件的價值,即鑒定歸檔文件是否具有保存價值。(歸檔文件的價值鑒定是整個檔案整理工作的首要環節。也應該是整個歸檔文件整理工作乃至檔案管理工作的首要環節,只有通過必要的、準確的鑒定工作,將有價值的文件從大量文件中甄別、篩選出來,才能確保歸檔文件質量。)

(一)歸檔文件的鑒定方法

1.分析文件的內容

文件的內容就是文件的標志,是決定檔案價值的一個重要方面。分析文件內容主要是看它的重要程度如何,也就是分析文件正文中所記敘和說明的事件、問題等要素是否具有查考利用價值。

2.分析文件的來源

文件來源包括兩方面:一是文件的形成者,即立檔單位。二是文件的責任者,本單位形成的文件材料應是保存的重點,突出“以我為主”,文件的價值應體現在產生和發出文件的地方。

3.分析文件的時間

文件的時間包括文件產生時間和文件內容所針對的時間。

4.分析文件的形式

文件的形式指文件的名稱、文本和外形特點。一般來說,文件名稱中的命令、決定、指示等比函件、簡報、通知價值大。還有一些重要的照片、獎狀、證書等實物,雖不具有文件的特征和效力,但都是在工作活動中產生,是珍貴的檔案資料。

5.分析檔案的利用數量

利用數量越大的檔案,表明利用者對其需求程度越大,它的保存價值就越大。

(二)歸檔文件保管期限

1.永久保管檔案的期限為51年以上

永久保管的劃分原則:凡是反映機構主要職能和基本歷史面貌的,對本單位建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案。比如:學院發布的組織機構設置、決定、批復等文件

2.長期保管檔案的期限為1650

長期保管的劃分原則,凡是反映本單位一般工作活動,在較長的時間內對本單位有查考利用價值的文件材料為長期保存。如:上級關于組織工作的指示、決定的文件

3.短期保管檔案的期限為15年以下

短期保管的劃分原則,凡是在短期內對本單位有參考利用價值的文件材料列為短期保存。如:教學實習、實習計劃、總結等

可參照《陜西藝術職業學院檔案歸檔范圍和保管期限表》對照分析。是根據《高等學校檔案實體分類法》制定的。

二、歸檔文件的裝訂

(一)歸檔文件的整理原則和整理單位

1.整理原則

歸檔文件整理原則:就是遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管利用。

2.整理單位

歸檔文件的整理單位是件,也就是說歸檔文件是以件(自然件,即單份文件 )為單位,進行文件級整理。

一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件(定稿過厚的,也可單獨為一件);正文與附件為一件(附件數量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件);文件附有文件處理單、擬辦單或領導批示的簽批條的,應與文件同為一件;來文與復文(指聯系密切的來往性質的文件材料,如請示與批復、報告與批示、函與復函等)可作為一件。報表、名冊、圖表等可按其本來的裝訂方式,一冊(本)為一件。

(二)歸檔文件整理的質量要求和修整工作

歸檔文件應齊全完整,已破損文件應予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應采取字跡固定、恢復、復制等保護措施,超大紙張應按照標準折疊,文件修整應使用符合檔案保護要求的材料并以最大限度保護文件的原貌。

(三)裝訂方法

1.對于短期檔案和已裝訂成冊不便拆釘的刊物、書籍等,可以保持原貌,不再拆釘重裝。

2.裝訂方式和用品應符合檔案保護要求,對歸檔文件無損害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式可采用線裝、膠粘、不銹鋼釘(夾)、無酸紙封套等。

3.裝訂排序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;有文件處理單的,可放在文件之前作為首頁。

4.裝訂位置:在文件的左側或左上角。裝訂時應將文件的各頁按一定的方式對齊,左側裝訂時對齊左邊下側,左上角裝訂時對齊左邊上側。

三、歸檔文件的分類

就是將歸檔文件按其來源、時間、內容、和形式等方面的異同,分成若干層次和類別,構成有機體系的過程。一般采用年度、機構、保管期限作為通用的分類方法。

(一)按年度分類,即根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。介紹幾種年度分類常遇到的情況:1、對有多個時間特征的歸檔文件,分年度時,一般應以文件簽發日期(落款日期)為準。2、幾份文件為一件時,這份文件的日期按裝訂時排在前面的日期為準。3、跨年度文件統一歸入辦結年度。

(二)按機構分類,即根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類。具體歸類應注意以下幾點:1、一般情況下,由哪個機構發文或承辦的文件就歸到哪個機構的類中。2、由幾個機構共同處理的文件,歸入主辦機構。3、以上級機關發出的文件,應按照文件職能,歸入有關機構類中。

(三)按保管期限分類,即根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。就是永久、長期、短期三種期限分類。

可參照《陜西藝術職業學院檔案歸檔范圍和保管期限表》分類,是根據《高等學校檔案實體分類法》制定的。

四、歸檔文件的排列

是在分類方案的最低一級類目內,遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,按事由結合時間、重要程度等排列。

(一)事由可以是指一件具體的事,或是一個具體的問題,或一段較緊密工作的自然流程等。同一事由內的歸檔文件排列,按文件形成的時間先后順序,或按文件的重要程度排列。整理時選擇按時間順序還是按重要程度進行排列,可完全從利用方便出發,自行決定。

(二)不同事由內的歸檔文件排列,按不同事由辦結時間的先后順序排列,也可按事由的重要程度排列。一般是將主要職能活動形成的文件排在前面,其它工作形成的文件材料排在后面。

五、歸檔文件的編號

是將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號,將每份歸檔文件的實際頁碼流水編號,并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

(一)蓋歸檔章

1.在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章的位置要求在歸檔文件首頁上端的空白處。若位置被領導批示或收文章占用,可將歸檔章蓋在其它空白的位置,以文件的上端為宜。

2.填寫歸檔章時,應使用符合檔案保護要求的字跡材料,可用碳素墨水、藍黑墨水。

(二)編號

編號包括全宗號、年度、保管期限和件號。

1.全宗號,是檔案館對接收檔案范圍內各立檔單位編制的代號??蓪⒋隧椏樟?,等檔案移交進館給定全宗號再填。

2.年度,指文件的形成年度。填寫此項時,采用公元紀年,以四位阿拉伯數字表示,如2012年,表示為2012。

3.保管期限,可根據我院制定的檔案保管期限劃定。在整理歸檔文件時填寫永久、長期、短期三種。

4.件號,即文件的排列順序號。歸檔文件在分類、排列位置確定后,編制的排列順序號為室編件號。

5.頁數,即填寫每一件歸檔文件的總頁數。凡有文字、圖表的頁面為一頁,空白頁不計。在文件右下角、左下角編制頁碼。

六、歸檔文件的編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序逐件對每份文件編制歸檔文件目錄。

(一)歸檔文件目錄的項目包括:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等。

1.件號,是指室編件號。

2.責任者,文件的發文機關或署名者。

3.文號,即發文字號,期刊、簡報填寫期刊、簡報編號。

4.題名,即文件標題。

5.日期,即文件形成日期(落款日期)。

6.頁數,即填寫每一件歸檔文件的總頁數。

7.備注,填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。

(二)歸檔文件目錄的格式

歸檔文件目錄用紙統一為國際標準A4型。目錄一式兩份,一份單獨裝訂成冊,一份裝入檔案盒。

歸 檔 文 件 目 錄

   
   
     

件號

     

責任者

     

文號

     

題名

     

日期

     

頁數

     

備注

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七、歸檔文件的裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表。

(一)裝盒要求

1.按件號先后順序裝入檔案盒。

2.裝盒時,按分類方法將不同類別檔案裝入不同的檔案盒中,裝盒應與分類法一致。

(二)  檔案盒格式

檔案盒脊的項目及填寫:年度、保管期限、起止件號等必填。

(三)  備考表

備考表放在盒內所有文件之后,每盒必須放置。

備考表的填寫:

1.盒內文件情況說明,填寫盒內歸檔文件需要說明的情況,包括文件的收集齊全完整程度、是否字跡模糊、缺損等,整理完畢后是否修改、補充、移出、銷毀等。

2.整理人,填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名。

3.檢查人,填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

4.日期,填寫歸檔文件整理完畢的日期。

八、填寫檔案移交目錄

(一)檔案移交目錄包括:序號、文書處理號、案卷題名、起止日期、頁數、期限、備注。

1.文書處理號:由年度+立檔單位代字+件號組成。

例如:2014年教務處的第1份歸檔文件表示為:2014-JW-1

(二)檔案移交目錄格式

移交目錄一式二份,雙方履行簽字手續,辦理移交,并各執一份存查。

檔 案 移 交 目 錄

   
   
     

序號

     

文書

     

處理號

     

案卷題名

     

起止

     

日期

     

頁數

     

期限

     

備注

? ? ? ? ? ? ?

移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收,檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求。凡不符合規定要求者,接收人有權拒絕接收,并限期改正補交。

                           

 


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